einfach ELStAM
Was ist ELStAM?
Die bisherigen Lohnsteuerkarten oder Ersatzbescheinigungen werden ab 01. Januar 2013 durch das neue elektronische Verfahren ersetzt. Die Angaben der bisherigen Vorderseite (Steuerklasse, Kinder, Religionszugehörigkeit und Freibeträge) werden bei der Finanzverwaltung in einer Datenbank gespeichert und müssen zukünftig vom Arbeitgeber elektronisch abgeholt werden. Dieses Verfahren nennt man Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale => ELStAM.


Was bedeutet das für den Arbeitgeber?
  1. Allgemein
    Durch die Digitalisierung der Lohnsteuerkarte soll der Prozess vereinfacht werden, doch für Arbeitgeber bedeutet ELStAM mehr Verantwortung, mehr Pflichten und mehr Technik.

    Bisher lag die Pflicht, dem Arbeitgeber eine gültige Lohnsteuerkarte oder eine Ersatzbescheinigung auszuhändigen, komplett beim Arbeitnehmer. Ab Januar wird diese Pflicht jedoch voll auf den Arbeitgeber abgewälzt und ist ab 01. Januar 2013 für die Abholung der elektronischen Daten verantwortlich. Ferner muss der Arbeitgeber auf Wunsch des Arbeitnehmers, die ELStAM-Daten bereitstellen und dem Arbeitnehmer einen Zugang zu diesen Daten verschaffen.
  2. Anwendung von ELStAM
    1. Registrierung des Arbeitgebers
      Die Voraussetzung für den Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist eine komplizierte Registrierung und Authentifizierung bei Elster. Ebenso muss ein Zertifikat erzeugt werden, was den Arbeitgeber eindeutig registriert. Zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen ist ein Zertifikat bereits seit 2009 vorgeschrieben. Dieser Vorgang kann bis zu mehreren Wochen dauern, da die abschließende Registrierung auf dem Postweg erledigt werden muss. Die gesamte Registrierung sowie die vollautomatische Abholung der Daten kann man sich mit Hilfe der richtigen Software sehr einfach ersparen. Die mit dem Innovationspreis 2012 der Deutschen Telekom ausgezeichnete Online-Lohnabrechnung einfachLohn integriert ELStAM komplett und holt die gesamten Daten einfach elektronisch ab.
  3. Welche Informationen benötigen Sie vom Arbeitnehmer
    Reichte bis jetzt ein Blick auf die Lohnsteuerkarte, um für einen neuen Mitarbeiter die Lohnabrechnung zu erstellen, muss der Arbeitgeber diese Daten elektronisch abrufen. Vom Arbeitnehmer benötigt er:
    • die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)
    • das Geburtsdatum
    • die Auskunft, ob es sich jeweils um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt.
  4. Abruf der ELStAM-Daten des Arbeitnehmers
    Arbeitgeber erhalten die Daten der Arbeitnehmer, die im Unternehmen arbeiten, aus der Datenbank für die Lohnsteuerabzugsmerkmale. Hierbei gibt es 4 Szenarien, die der Arbeitgeber unterscheiden muss:
    1. Bereitstellung nach Neuanmeldung aller Arbeitnehmer zum Verfahrensbeginn oder bei Betriebsneugründungen.
    2. Bereitstellung nach Neuanmeldung eines neuen Arbeitnehmers im laufenden Verfahren.
    3. Bereitstellung geänderter Lohnsteuerabzugsmerkmale einzelner Arbeitnehmer (zum Beispiel nach Änderungen, die der Arbeitnehmer veranlasst hat; Steuerklasse, Freibeträge). Die monatlichen Änderungslisten sind von den Arbeitgebern zwingend abzurufen. Kommt der Arbeitgeber seiner Pflicht zum Abruf der Änderungsliste nicht nach, wird der Abruf angemahnt. Änderungslisten werden jeden Monat neu erzeugt, auch wenn sich keine Lohnsteuerabzugsmerkmale geändert haben. In dem Fall sind die Änderungslisten ohne Inhalt und dienen lediglich zur Dokumentation.
    4. Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale aller Arbeitnehmer im laufenden Verfahren (zum Beispiel bei Datenverlust beim Arbeitgeber) nur auf Antrag beim Finanzamt!
  5. Welche Daten muss der Arbeitgeber für die Lohnabrechnung verwenden
    Bereits im Jahr 2011 sowie Anfang 2012 wurden den Arbeitnehmern die erstmalig gebildeten Lohnsteuerabzugsmerkmale im Rahmen eines gesonderten Anschreibens durch das zuständige Finanzamt mitgeteilt. Sollten die ELStAM-Daten aus dem Brief an die Arbeitnehmer nicht mit den abgerufenen elektronischen Lohnsteuermerkmalen übereinstimmen, müssen immer die elektronisch abgerufenen Merkmale genommen werden. Abweichungen ergeben sich oft bei Freibeträgen, die jährlich neu beantragt werden müssen oder bei Änderungen im privaten Bereich, wie Heirat, Kinder etc.
  6. Vorteil von ELStAM in Verbindung mit Software
    Da der Arbeitgeber derjenige ist, der die Steuer an die Finanzbehörden abführt, ist er auch verpflichtet die Aktualität der Lohnsteuermerkmale zu gewährleisten. Sobald der Arbeitnehmer Änderungen beim Finanzamt beantragt, müssen diese in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Mit der entsprechenden Software können nicht nur die Daten abgerufen werden, sondern aktualisieren sich völlig automatisch und ohne umständliche Registrierung. Ein Software-Beispiel für eine vollständig integrierte ELStAM Schnittstelle ist einfachLohn. Mit einfachLohn erstellen mehr als 4000 Nicht-Lohnbuchhalter monatlich auf einfache Weise die Lohnabrechnung und ab 01. Januar 2013 sogar mit ELStAM.
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